PartheasFlow

Hoe kan je de patiënt-ervaring verbeteren met patiënt flow management? Er is best wel wat onderzoek en analyse gebeurd. Het is wellicht niet toevallig dat er naast heel wat onderzoek, ook best wel veel intelligente patiënt toepassingen in de Angelsaksische wereld bestaan. Intelligent flow beheer kan ook in Europa extra bijdragen tot het centraal plaatsen van de patiënt. Hoe? Daar lees je meer over in dit artikel.

Een eigen bezoek waar het beter kon…

Nee, meestal staan in onze nieuwsblog niet zo heel veel persoonlijke ervaringen. Gelukkig kom ik meestal in ziekenhuizen terecht om professionele redenen, niet omwille van medische interventies. Maar met het bezoek van de zwangere echtgenote aan een endocrinoloog was het toch zover. De werkelijke zorg was top. Dat kon dat toch niet meteen gezegd worden van het hele gebeuren er rond:

• Aan de automatische inschrijving gaf de display de locatie aan van de eerste afspraak. Jammer genoeg gemist door de echtgenote. De kiosk reikte ook geen ticket uit als hulpmiddel. Geen nood, even kijken op de muur er naast met daarop alle artsen? Wel dat is dan gelukt, maar nam best wat tijd. De tientallen artsen stonden namelijk kriskras door elkaar. Een beetje een ‘waar is Wally’ moment, maar kom, gevonden en op weg.
• De weg er naartoe bleek niet heel eenvoudig. Misschien ook omdat het bouwplan van de verschillende eenheden op de muur toch duidelijk achterhaald was.
• Aanmelden aan het onthaal van de afdeling vooraleer in de wachtzaal te zitten. Niet echt duidelijk, maar goed, dat is maar eens vragen natuurlijk.
• Alle afspraken leken vertraging te hebben. Maar niemand lijkt een idee te hebben hoeveel tijd het zou duren voor de afspraak start.
• De enkele afspraak bleek een namiddag vullende reeks van 4 te worden op 3 verschillende locaties. Best wel wat zoekwerk…

Ondanks een excellente zorg en vriendelijke medewerkers, kon dat toch wat beter. Sommige punten kunnen zeker beter met enkele vrij eenvoudige ingrepen, maar ook een intelligent patiënt flow management zou het ziekenhuis zeker kunnen helpen.

Slimme informatie en visualisatie

Voorbeeld wachtzaal scherm met aanwezige artsen (en eventuele vertragingen)

Hoe kan het anders? Allereerst geven we een aantal “zichtbare” verbeteringen. Hoe kunnen we patiënten beter informeren. Een intelligent patiënt flow management kan daarbij gebruik maken van dezelfde data die de toepassing ook gebruikt om de hele flow te organiseren. Om de sturing van dat proces te doen, verzamelt de toepassing namelijk heel wat gegevens. Diezelfde data kunnen we ook verder inzetten voor communicatie naar de patiënt. Op die manier bezorgen we (wachtende) patiënten extra informatie. Bijvoorbeeld:

Voorbeeld van een aanmeldpanel

1. We kunnen wachttijden publiceren (zie ook de afbeelding van zo’n scherm in de wachtzaal). Daarvoor gebruiken we real-time informatie van de huidige status van het departement / arts / verpleging. Het scherm in de wachtzaal kan “algemene informatie” tonen. Via de mobiele toepassing kan de patiënt zelfs een individuele inschatting krijgen.
2. Op basis van de real-time status en historische data, kunnen we een verwachtte eindtijd van een individueel traject berekenen.
3. Wachttijden lopen – om welke reden dan ook – op? Dan kunnen we bijvoorbeeld de patiënt suggereren om naar de cafetaria te gaan. Op die locatie zullen we de patiënt vervolgens een automatisch signaal geven wanneer het bijna zijn/haar beurt is. Zo komt die toch netjes op tijd in de wachtzaal te zitten. Hetzelfde kan ook toegepast worden op patiënten die (veel) te vroeg zouden komen.
4. Met tracking technologie kunnen we de patiënt volgen. Aangezien we dat doen over het hele traject kennen we (a) diens huidige locatie, (b) de eerstvolgende bestemming. Op die manier kunnen we ten allen tijde een gepersonaliseerd traject voor de patiënt opmaken.

Privacy

Oproepscherm voor jonge patiënt

Zelfs erg eenvoudige patiënt volgsystemen helpen om privacy beter te respecteren. Bij aanvang zal de patiënt altijd een identificatie hebben met nummer en logo. Artsen of verpleging die hun patiënten zoeken en patiënten namen doorheen de gangen dienen te roepen? Het hoeft niet wanneer de oplossing de patiënt kan oproepen via de anonieme identificatie.

Enkele minder zichtbare features

Geavanceerde toepassingen voor patiënt flow management kunnen daarnaast evenwel nog wat meer. Altijd met respect voor de criteria zoals het ziekenhuis deze instelt overigens. Dergelijke features zijn voor de patiënt misschien minder zichtbaar, maar daarom niet minder nuttig. Dat kan gaan over volgende

• Patiënten met meerdere afspraken op dezelfde dag prioriteit geven.
• Wanneer de patiënt in een bepaald onderzoekstraject is, prioriteit bezorgen. Dat kan bijvoorbeeld bij een colonoscopie, longfunctie, echo/fiets proef enzovoort zorgen voor een sterke vermindering van de totale doorlooptijd van het onderzoek.
• Actief bijhouden van de tijd die een patiënt besteedt, bijvoorbeeld in een recovery, bij plaatselijke verdoving, dilatatie enzovoort. Opnieuw kan het zorgen voor een efficiënter gebruik van tijd. Het kan op die manier bijdragen tot een verkorting van de totale doorlooptijd van het onderzoek.
• Patiënten met een eerder uitgelopen onderzoek – bijvoorbeeld een voorafgaande RX – worden automatisch bovenaan in de lijst geplaatst.
• Medewerkers kunnen actief zien waar patiënten zich bevinden. Zijn ze nog steeds in een ander onderzoek, of zitten ze eenvoudig weg in de verkeerde wachtzaal. De oplossing kan deze patiënten automatisch een bericht bezorgen wanneer ze zich in de verkeerde wachtzaal bevinden.

Dit is een artikel (1 van 7) dat is verschenen is in de reeks “Waarom heeft een ziekenhuis (g)een intelligent patiënt flow management?“. Interesse gewekt? Aarzel dan niet om ons te contacteren via het contactformulier of schrijf ons een mailtje via info@partheas.com.

Studie Cleveland Clinic Health System op Health Cathalyst over wat patiënten belangrijk vinden in consultaties (2015).